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Para abrir um escritório é preciso bem mais do que arranjar uma sala e colocar nela mesa, cadeira, armário e computador. Antes dessa parte prática, é necessário entender que seu negócio é, de fato, um negócio. Portanto, precisa existir “oficialmente” – ou seja, significa que deve ser formalizado.

Dados do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) comprovam que formalizar é o caminho para aumentar a renda de quem empreende. Uma pesquisa realizada pelo Sebrae em parceria com a Fundação Getulio Vargas (FGV) revelou que o efeito da formalização do MEI [microempreendedor individual] gira entre R$ 19,8 bilhões e R$ 69,5 bilhões. "Ao conquistarem um CNPJ, eles aumentam seus rendimentos entre 7% e 25%”, afirma Pedro Pessoa, analista de Políticas Públicas do Sebrae.

A formalização de uma empresa ocorre para que ela tenha autorização jurídica para realizar negócios dentro da jurisdição escolhida. É uma obrigação legal que a ajuda a operar da forma adequada, oferecendo maior segurança para parceiros, clientes e fornecedores.

“A abertura de uma empresa traz vantagens como credibilidade, profissionalismo, acesso a benefícios, planejamento tributário, segurança jurídica, contratação de colaboradores, possibilidade de participação em licitações e crescimento dos negócios”, resume Olívio Alves Junior, professor do bacharelado em Ciências Contábeis do Senac EAD.

Pedro Pessoa ressalta que, além desses benefícios, a formalização e o registro da empresa aumentam as chances de o empreendedor fechar parcerias, exportar e receber subsídios do Governo.

1. Defina a figura jurídica
Essa é uma classificação para empresas, de acordo com o formato jurídico com base na legislação vigente.

Microempreendedor Individual (MEI): Figura jurídica que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empreendedor. Encaixa-se aqui quem fatura até R$ 81 mil por ano. Ele não pode ter participação em outra empresa como sócio ou titular. Para se registar como MEI, sua área de atuação deve constar na lista oficial da categoria, uma vez que ele foi criado para regularizar a situação profissional de trabalhadores informais. O MEI pode contratar, no máximo, um empregado que receba salário-mínimo ou o piso da categoria.

Microempresa (ME): “É assim considerada a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada ou o empresário que obtenha receita bruta igual ou inferior a R$ 360 mil”, explica Pessoa. Essa modalidade de negócio pode ter até nove funcionários.

Empresa de Pequeno Porte (EPP): “Enquadra-se nesse grupo aquela cujo faturamento fica entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões ao ano”, aponta Pessoa. Empresas do ramo do comércio ou de serviço devem ter entre 10 e 49 funcionários. As da indústria ou construção, de 20 a 99 empregados. A EPP que atua no setor de exportação pode incluir um adicional em seu faturamento anual.

2. Verifique em qual regime tributário se encaixa
O objetivo é estabelecer a forma como a empresa vai pagar os tributos devidos.

Simples Nacional: Foi criado para simplificar o pagamento dos tributos, unificando impostos – IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e Contribuição para a Seguridade Social destinada à Previdência Social a Cargo da Pessoa Jurídica – em uma única guia. Segundo Olívio Alves Junior, do Senac EAD, para recolher impostos nesse regime, “a empresa precisa estar ser ME ou EPP”. O pagamento é feito por meio de uma guia de recolhimento chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Esse tributo apresenta alíquotas diferenciadas e progressivas, de acordo com a receita bruta anual da empresa.

Lucro Presumido: Neste regime, a Receita Federal presume qual será o lucro da empresa, baseado na atividade exercida, o que gera um valor médio de lucro e a alíquota que o negócio terá de pagar. Essa alíquota varia de 8% a 32%.

Lucro Real: É a modalidade de tributação mais complexa, já que a empresa precisa calcular o resultado do exercício (DRE), apresentando todas as receitas, custos e despesas. Como o nome diz, os tributos têm como base os lucros efetivamente obtidos pelas empresas, sendo mais adequado para aquelas que têm uma receita maior ou que operam em setores específicos, como instituições financeiras. “As alíquotas do IRPJ e CSLL são de 15% e 9%, respectivamente, além de um adicional de 10% ao IRPJ se o lucro obtido exceder o montante de R$ 20.000,00 ao mês”, explica Junior.

A opção pelo regime tributário depende do planejamento estratégico da empresa, e deve levar em conta o faturamento anual, seu ramo de atividade, seu porte, o número de colaboradores, custos e despesas, além de regime de tributação dos sócios e perspectivas de crescimento. Como são muitas variáveis, o ideal é procurar ajuda profissional para entender o mais adequado a cada caso.

3. Entre com a documentação
Isso depende a figura jurídica. O MEI é a forma mais simples de o empreendedor se formalizar. Veja o passo a passo resumido:

Entre no site do Portal do Empreendedor e clique em “Quero ser MEI”;
Clique em “Formalize-se”;
Você será direcionado para a conta gov.br – se não tiver, crie sua conta;
Siga as indicações do site (elas são bem intuitivas) e preencha o formulário de inscrição de MEI;
Imprima o Certificado de Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI). Esse documento comprova a inscrição como MEI, com o CNPJ e o número do registro na Junta Comercial.
Para o processo de abertura de ME e EPP é necessário, entre outras providências, possuir registro na prefeitura ou na administração regional da cidade onde a empresa vai funcionar, no estado, na Receita Federal e na Previdência Social.

Preços e prazos para a abertura variam de estado para estado, vale consultar a Junta Comercial local. Após o registro, o empreendedor irá receber o NIRE (Número de Identificação do Registro da Empresa). Ele permite registrar a empresa como contribuinte, ou seja, obter o CNPJ.

4. Saiba para que serve o CNPJ
Ele é o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do Ministério da Fazenda. Funciona como uma identificação legal da empresa, e serve para emissão de notas fiscais, acesso a crédito junto a instituições financeiras, participação em licitações, recolhimento de tributos e fiscalização pelos órgãos públicos, entre outras finalidades. “O CNPJ é um documento fundamental para a existência e o funcionamento de qualquer empresa no Brasil”, sintetiza Junior.

5. Entenda como funciona a contratação de funcionários
Este processo exige atenção a diversos aspectos legais e trabalhistas para evitar problemas futuros. “A empresa deve estar cadastrada no INSS para recolher as contribuições previdenciárias dela e dos colaboradores; e na Caixa Econômica Federal para depositar o FGTS dos funcionários”, explica Olívio Alves Junior.

Deve elaborar o contrato de trabalho, que é o documento que formaliza a relação empregador e empregado, definindo salário, função, jornada de trabalho, benefícios e outras condições – de acordo com a legislação brasileira e a convenção coletiva de trabalho.

Depois, o empregador precisa registrar o colaborador na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Trabalhistas, Previdenciárias e Fiscais), o que deve ser feito dentro do prazo de até um dia útil após o início do contrato de trabalho.

“É importante lembrar que, no caso do MEI, é permitido contratar apenas um funcionário, e ele terá todos os direitos garantidos pela CLT (Consolidação dos Direitos Trabalhistas), como 13º salário, férias remuneradas e aviso prévio, entre outros”, aponta Pedro Pessoa.

Autônomo pode abrir empresa e ter escritório?
Profissionais liberais estão incluídos na lista de quem pode constituir uma empresa, tais como: advogados, agrônomos, analistas de sistemas, arquitetos, artistas plásticos, atores, biomédicos, cantores, cinegrafistas, contadores, dançarinos, dentistas, designers, economistas, editores, engenheiros, escritores, estatísticos, farmacêuticos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, fotógrafos, geógrafos, historiadores, instrutores de ioga, jornalistas, médicos, músicos, nutricionistas, pedagogos, personal trainers, preparadores físicos, psicólogos, publicitários, relações públicas, revisores, roteiristas, sociólogos, terapeutas ocupacionais, tradutores e veterinários, entre outros.

Embora exista uma lista de profissões, a legislação brasileira não impede qualquer uma de exercer suas atividades de forma autônoma. De acordo com Olívio Alves Junior, o que pode variar são os requisitos específicos para cada profissão, como o registro em conselhos de classe, necessidade de formação específica, além de licenças e alvarás.